Membuat Mail Merge Dengan Microsoft Word

Depok, Kartunet – Ada kalanya kita harus menciptakan dokumen massal yang nantinya akan diberikan untuk banyak pihak, contohnya surat undangan, surat lamaran kerja, dan sebagainya. Microsoft Word mempunyai kemudahan yang akan mempermudah kita untuk menciptakan dokumen massal tersebut biar kita tidak perlu mengetik dokumen tersebut satu per satu. Kita sanggup menciptakan dokumen massal di Microsoft Word dengan kemudahan Mail Merge.

Sebagai contoh, dikala kita akan menciptakan usul ijab kabul untuk 2000 orang, kita mungkin sanggup saja memasukkan nama tamu usul satu per satu ke dalam dokumen usul yang telah kita buat. Namun tentu saja hal itu sangat melelahkan. Dengan memakai Mail Merge, kita sanggup menciptakan usul tersebut dalam waktu yang lebih singkat. Kita hanya perlu mendata tamu yang akan kita undang ke dalam sebuah tabel (sumber data), lalu menciptakan surat usul (dokumen utama), dan terakhir kita gabungkan data tamu yang ada di dalam tabel sumber data tadi ke dalam surat usul yang telah kita buat.

Membuat Sumber Data

Yang dimaksud dengan sumber data ialah kumpulan data yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen utama. Untuk menciptakan sumber data, kita harus menciptakan sebuah tabel. Sebagai contoh, coba ketik tabel berikut ini.

Nama	Alamat
Dinda	Jl. Kedondong No. 56
Starla	Jl. Pertanian III No. 69
Roni	Jl. H. Ipin No. 24
Yolanda	Jl. Bahagia No. 47
Jono	Jl. Kenangan No. 13

Simpan dokumen di atas dengan nama tertentu, contohnya sumber data.docx.

Membuat Dokumen Utama

Dokumen utama ialah dokumen yang nantinya akan kita gabungkan dengan sumber data. Pada pola kali ini, kita akan menciptakan surat usul rapat RW. Coba ketik pola surat berikut ini.

Jakarta, 14 November 2017

Kepada Yth.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan bergantinya pengurus RW 11 dengan pengurus yang baru, maka saya sebagai ketua RW mengundang Bapak/Ibu sekalian untuk hadir dalam rapat pembentukan panitia pemilihan ketua RW yang akan diadakan pada:

Hari/tanggal: Minggu, 19 November 2017

Waktu: Pukul 11:00 WIB hingga selesai

Tempat: Balai Pertemuan RW 11

Acara: Rapat pembentukan kepanitiaan pemilihan ketua RW, dilanjutkan dengan makan siang bersama

Saya sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu demi kesuksesan program kita bersama. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Dika Dalin

Ketua RW 11

Simpan dokumen di atas dengan nama tertentu, contohnya surat.docx.

Memasukkan Data dari Sumber Data ke Dalam Dokumen Utama

Perhatikan surat di atas. Di antara baris “Kepada YTH.” Dan “Dengan hormat,” terdapat baris kosong. Di sanalah nantinya kita akan memasukkan nama dan alamat yang ada di dalam sumber data. Untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut.

Pastikan posisi dokumen yang terbuka ialah dokumen utama.

Tekan alt untuk masuk ke ribbon, tekan panah kanan hingga screen reader menyampaikan “Mailings”.

Tekan tab hingga screen reader menyampaikan “Select Recipients”, tekan enter.

Tekan panah bawah hingga screen reader menyampaikan “Use existing list”, tekan enter.

Setelah itu akan terbuka kotak obrolan untuk membuka dokumen. Carilah dokumen sumber data tadi menyerupai layaknya kita membuka file di kotak obrolan Open. Tekan enter sesudah file sumber data tadi ditemukan.

Setelah itu, tekan tab hingga screen reader menyampaikan OK, tekan enter.

Tempatkan kursor di bawah baris “Kepada Yth.”, lalu tekan alt+shift+f. Cari field Nama dengan panah atas/bawah (field Nama ialah field yang pertama kali akan kita masukkan). Tekan enter.

Kemudian di bawah field Nama yang tadi kita masukkan, tekan alt+shift+f lagi, lalu cari field Alamat dengan panah atas/bawah, lalu tekan enter.

Menggabungkan Dokumen

Langkah terakhir yang harus kita lakukan ialah menggabungkan dokumen hingga nantinya akan menghasilkan satu file baru. Langkah-langkahnya ialah sebagai berikut.

Tekan alt+shift+k.

Kemudian tekan tab hingga screen reader menyampaikan OK, tekan enter.

Setelah itu akan muncul dokumen gres yang merupakan hasil dari penggabungan antara sumber data dan dokumen utama. Simpan dokumen gres tersebut dengan nama tertentu, contohnya undangan.docx.

Sumber gamepelajar.xyz